Asistent/ka týmu/správa kanceláře (Ref. č.: A2638)

Náplň práce, pravomoci a zodpovědnosti

Svou prací přispívá ke správnému a plynulému chodu kanceláře a zdárnému plnění očekávání managementu. Zajišťuje organizační a administrativní podporu celého týmu. Koordinuje a administrativně zajišťuje administrativní a technické požadavky a procesy. Svým proaktivním přístupem a samostatností soustavně optimalizuje procesy s cílem neustále zefektivňovat práci vedení i širšího týmu. Office manager na této pozici zvládá práci s odbornými daty, využívá k plnění úkolů moderní technologie (především IT), vyniká v komunikaci a jedná asertivně. Úzce spolupracuje s vedením mateřské společnosti v UK a přichází do kontaktu s důležitými obchodními partnery a zákazníky, očekává se a tedy vysoká schopnost reprezentace společnosti při osobním, telefonickém a písemném kontaktu.
Významnou součástí pracovní náplně office managera je spolupráce na projektu implementace IFS, která v ČR startuje na počátku května 2017. Očekává se rozsáhlá práce s daty (příprava fyzických i elektronických souborů s migrovanými daty, jejich kontrola…) pečlivá příprava veškerých souvisejících projektových podkladů, komunikace s projekt manažerem v ČR i projektovým týmem v UK, účast na jednáních a konferenčních hovorech atd.
- Office management – nákupy, zásoby, úklid, opravy, návštěvy + péče o zasedačku, zajištění recepce, telefonáty, péče o „info“ e-mail
- Administrativní podpora – kopírování, tisk, kompletace materiálů, propagační materiály, veškerá korespondence, ověřování, překlady, pořizování dokumentů, pochůzky, jednání s úřady, správa datové schránky apod.
- Kompletní tuzemský i zahraniční travel management
- Zajišťování zápisů z porad, jejich rozesílání a archivace
- Vedení příručních pokladen
- Technická a administrativní pomoc při přípravě a realizaci pracovních konferencí
- Tvorba a aktualizace seznamu zákazníků – zajištění aktuální verze na Income.
- Evidence dlužných faktur zákazníků a dohled nad splatností faktur a vymáhání pohledávek
- Zajišťování zákonných školení a prohlídek (BOZP, řidiči, zdravotní prohlídky)
- Správa veškerých pojistných smluv, jednání s pojišťovnami a administrace pojistných událostí
- Spoluúčast při inventarizaci majetku a zásob, evidence majetku
- Reporty, statistiky, analýzy – pravidelné i ad hoc
- Příprava podkladů pro všemožná jednání
- Personální agenda zaměstnanců
- Koordinace a administrativní zajištění právních činností
- Příprava prezentací a marketingových materiálů
- Projekt implementace IFS

Jiné výhody

* Práci pro společnost, která si sama (v UK) vyvíjí a vyrábí vysoce kvalitní a na našem trhu již etablovaná diagnostika
* Odbornou práci a práci která má smysl
* Podporu celého týmu a centrály v UK
* samostatnou a velice zodpovědnou pozici
* příjemné a přátelské prostředí, lidský přístup
* Kolektiv 8 kolegů
* Velmi zajímavé finanční ohodnocení
* Možnost částečně pracovat i na Home Office
* Pravidelné školení a odborná podpora

Minimální požadované vzdělání: vysokoškolské I. stupně

Znalosti

• Jazykové znalosti
  • Anglický jazyk - Středně pokročilý (B2)

Osobnostní předpoklady a dovednosti
- VŠ vzdělání ekonomického směru
- aktivní znalost anglického jazyka slovem i písmem – denní používání
- pokročilá znalost MS Office (World, Excel, Powerpoint, Outlook)
- organizační a komunikační schopnosti, reprezentativní vystupování
- spolehlivost a samostatnost, ochota plnit odborné i běžné denní úkoly
- proaktivita a stálý optimismus
- ŘP skupiy B – aktivní řidič včetně řízení po Praze

Práce v oboru: Administrativa

Lokality: Praha