Office Manager hledáme samostatného krotitele chaosu do mezinárodního startupu

Náplň práce, pravomoci a zodpovědnosti

Hledáme parťáka, který udrží administrativní motor naší firmy v chodu na plné obrátky, abychom mohli dál úspěšně poskytovat prvotřídní služby našim globálním 🌎 klientům z řad velkých hráčů z oblastí Oil&Gas ⛽a Transport ✈️🚅. Určitě se s námi už dnes potkáváš nejenom na benzinkách a letištích. Jenom zatím nevíš, že jsme to my, kdo každý den pracuje na tom, aby tyto služby fungovaly bez výpadků. Máš chuť stát se oporou naší liščí smečky a zajistit, že kancelář pojede v pohodovém rytmu každý den? 🦊 Jsme součástí mezinárodní skupiny ambiFOX, která je i přes svůj globální přesah tělem i duší startupová. Ladí tvoje osobnost s dynamikou mezinárodního startupu a umíš se do svých úkolů pořádně opřít? Welcome to the fox’s hole 🦊🦊🦊. 💡 Co budeš mít pod palcem? Hned na začátku tě chceme upozornit, že každý tvůj den bude jiný a bude zahrnovat poměrně dost drobných operativních úkolů. Pokud si umíš práci zorganizovat a preferuješ hands-on agendu, jsi na správném místě! → Chod kanceláře: od objednání kávy přes zajištění kancelářských potřeb po komunikaci s úklidovkou. Zkrátka zajistíš, že kolegům nebude v officu nic chybět. Pomůžeš taky se zabydlením po stěhování, které nás brzy čeká. → Podporu našeho CEO Dominika a dalších leaderů: úkoly v této kategorii budou dost různorodé – od úkolů na pár minut (objednání myši pro nového kolegu) po koordinaci větších projektů (např. zařízení nového auta včetně polepů nebo stěhování). → Plánování směn: zajišťujeme podporu 24/7 a máme i směnný provoz. Na tebe budeme spoléhat při plánování směn na každý měsíc. → Cestovní příkazy a služebky: postaráš se o rezervaci hotelu i vyúčtování pracovní cesty. → Základní HR/payroll administrativu: zvládneš připravit podklady pro mzdovku, přidělit kurzy BOZP nebo nachystat dodatek. Nemusíš mít rozsáhlé HR zkušenosti; podpoří tě naše HRBP Domi i externí právnička. → Interní akce a komunikaci: budeš se podílet na organizaci akcí, ať už půjde o popracovní pivo nebo vánoční večírek. Taky se postaráš, aby všichni z týmu měli informace o tom, co je ve firmě nového. → Přípravu podkladů pro účetní: Připravíš faktury k zaúčtování a pohlídáš si, že mají všechny náležitosti daňového dokladu. Nečekej nudnou administrativní roli, rutinu ani to, že budeš jen vařit kafe. Naopak – budeme rádi, když se budeš aktivně podílet na budování firemní kultury, zlepšování procesů i prostředí.

Jiné výhody

🚀 Co za to? Flexibilní pracovní doba Možnost občasného home officu – role je už ze své podstaty spíš onsite, ale čas od času je možné pracovat z domova. 5 týdnů dovolené Super tým, co táhne za jeden provaz Šance být součástí mezinárodní skupiny s přístupem startupu Proplacené certifikace a možnost dalšího vzdělávání – jazyky, odborné kurzy, soft skills školení Pet-friendly a bike-friendly kanceláře v Brně Stravenky, MultiSport karta a další benefity Individuální koučink a firemní mini knihovna

Osobnostní předpoklady a dovednosti
👀 Jak poznáme, že jsi náš člověk? ✅ Máš relevantní předchozí zkušenosti. Hledáme člověka, který se už nějakou dobu pohybuje na samostatné pozici v office managementu a/nebo v roli Executive asistenta. Pokud k tomu můžeš nabídnout i zkušenosti z administrativy, budeme jen rádi. ✅ Domluvíš se anglicky na úrovni B2 a vyšší (budeš komunikovat s mezinárodním týmem) a k tomu mluvíš plynně česky nebo slovensky. ✅ Spolehlivost a zodpovědnost jsou tvé druhé jméno. Pokud se na něčem domluvíme, platí to. Taky jsi diskrétní a umíš pracovat s interními a citlivými informacemi. ✅ Umíš se nad úkoly zamyslet a všímáš si i detailů. Dokumenty, co ti projdou rukama, jsou bez chyb a nestává se, že by ti něco uteklo. ✅ Dokážeš pracovat samostatně – nepotřebuješ, aby ti práci někdo naplánoval. Naopak si dokážeš i velký projekt rozdělit na dílčí úkoly a rozvrhnout si čas tak, aby vše bylo hotové včas. ✅ Jsi proaktivní, zdravě asertivní a baví tě učit se novým věcem. Když se setkáš s novým úkolem, bereš ho jako příležitost se naučit něco nového, ne jako vopruz. Potěší nás i to, pokud už máš zkušenosti s plánováním směn, znalosti pracovněprávní legislativy nebo třeba přehled v oblasti BOZP. Pokud zkušenosti nemáš, zvládneme tě do všeho zaučit. Jediná podmínka je, aby tě tato oblast zajímala.

Práce v oboru: Administrativa, Zákaznická podpora

Lokality: Brno