Assistant, Office Manager, Secretary
Místo práce:
Druh pracovního poměru: full-time
Náplň práce, pravomoci a zodpovědnosti
SPOLEČNOST A ČINNOST KTERÁ MÁ SMYSL
záskok za mateřskou dovolenou (2 roky) možnost zkráceného úvazku 30 hod/týdně
Skvělá příležitost pracovat pro významnou britskou společnost, která je jedna z předních světových firem specializujících se na lékařskou diagnostiku.
Již více než 30 let se specializuje na výrobu vysoce citlivých a specifických protilátek určených k odhalení některých typů rakoviny a dalších závažných onemocnění. Tyto protilátky se dodávají jako soupravy diagnostických testů in vitro do nemocnic a klinických laboratoří po celém světě.
Společnost mimo jiné získala královské čestné ocenění „Queen’s Award v oblasti podnikání, což je nejvyšší vyznamenání za podnikatelské úspěchy ve Spojeném království. Cena byla udělena v kategorii „Mezinárodní obchod“.
V ČR/SK společnost zastupuje 10 odborných a vysoce kvalifikovaných pracovníků.
Nyní do svého týmu přivítá nového kolegu na pozici Team Assistant / Office managent
Svou prací přispívá ke správnému a plynulému chodu kanceláře a zdárnému plnění očekávání managementu. Zajišťuje organizační a administrativní podporu celého týmu. Svým proaktivním přístupem a samostatností soustavně optimalizuje procesy s cílem neustále zefektivňovat práci vedení i širšího týmu.
Úzce spolupracuje s vedením mateřské společnosti v UK a přichází do kontaktu s důležitými obchodními partnery a zákazníky, očekává se a tedy vysoká schopnost reprezentace společnosti při osobním, telefonickém a písemném kontaktu.
Významnou součástí pracovní náplně je spolupráce na projektu implementace IFS, která v ČR startuje v polovině roku 2017. Očekává se rozsáhlá práce s daty (příprava fyzických i elektronických souborů s migrovanými daty, jejich kontrola…) pečlivá příprava veškerých souvisejících projektových podkladů, komunikace s projekt manažerem v ČR i projektovým týmem v UK, účast na jednáních a konferenčních hovorech atd.
Náplň práce zahrnuje:
- Office management – nákupy, zásoby, úklid, opravy, návštěvy + péče o zasedačku, zajištění recepce, telefonáty, péče o „info“ e-mail
- Administrativní podpora – kopírování, tisk, kompletace materiálů, propagační materiály, veškerá korespondence, ověřování, překlady, pořizování dokumentů, pochůzky, jednání s úřady, správa datové schránky apod.
- Kompletní tuzemský i zahraniční travel management
- Zajišťování zápisů z porad, jejich rozesílání a archivace
- Vedení příručních pokladen
- Technická a administrativní pomoc při přípravě a realizaci pracovních konferencí
- Tvorba a aktualizace seznamu zákazníků – zajištění aktuální verze na Income.
- Evidence dlužných faktur zákazníků a dohled nad splatností faktur a vymáhání pohledávek
- Zajišťování zákonných školení a prohlídek (BOZP, řidiči, zdravotní prohlídky)
- Správa veškerých pojistných smluv, jednání s pojišťovnami a administrace pojistných událostí
- Spoluúčast při inventarizaci majetku a zásob, evidence majetku
- Reporty, statistiky, analýzy – pravidelné i ad hoc
- Příprava podkladů pro všemožná jednání
- Personální agenda zaměstnanců
- Koordinace a administrativní zajištění právních činností
- Příprava prezentací a marketingových materiálů
- Projekt implementace IFS
Jiné výhody
* Pracovat pro významnou britskou společnost, která je jedna z předních světových firem v oblasti lékařské diagnostiky
* Odbornou asitentskou práci a práci která má smysl
* Podporu celého týmu a centrály v UK
* Samostatnou a velice zodpovědnou pozici
* Příjemné a přátelské prostředí, lidský přístup
* Kolektiv cca 10 kolegů
* Velmi zajímavé finanční ohodnocení
* Možnost částečně pracovat i na Home Office
* Pravidelné školení a odborná podpora
* Výuka AJ s rodilým mluvčím